Wir lüften den Schleier und beantworten die meist gestellten Fragen über die MS Teams Implementierung. Lesen Sie den Q&A zu unserem Webinar und erfahren Sie 10 erfahrungsbasierte Fakten über MS Teams.  

Entfesseln Sie Ihr Kooperationspotential  

Dieser Microsoft Teams Q&A basiert auf dem Fragenkatalog unseres Webinars, über die erfolgreiche Implementierung von MS Teams. Haben Sie das Webinar verpasst? Kein Problem! Sehen Sie sich das komplette Webinar hier an!

Microsoft Teams hat den modernen Arbeitsplatz revolutioniert und setzt den Fokus auf die vereinfachte Zusammenarbeit online und verbesserte interne Kommunikation. Am Beispiel eines Manufacturing-Unternehmens erklärt Thorsten Römisch (TR), wie Microsoft Teams nachhaltig ausgerollt und implementiert werden und auch in Ihrem Unternehmen zu einer verbesserten Zusammenarbeit führen kann.  

Im Folgenden haben wir für Sie die Fragen und Antworten unseres Webinars zusammengefasst. Lesen Sie mehr über die Implementierung von MS Teams und wie eine Einführung erfolgreich gelingen kann.  

 

Frage: Was ist ein BOT?  

TR: Ein Bot ist eine technische Einrichtung, die auf Software basiert und die automatisch und regel-basiert Ihre Anfrage abarbeiten kann. Ein Bot ist so programmiert, dass er bestimmte Szenarien und Prozesse automatisiert durchzuarbeitet. Der Teams Governance Bot kann vordefinierte Aufgaben allein bearbeiten, für die normalerweise ein IT-Ticket erstellt werden muss. Der Bot kann so Teams mit der korrekten Namensgebung erstellen, Personen einladen und über Änderungen informieren. Durch natürliche Formulierungen und Sprache ist der Umgang mit dem Bot ganz einfach und man hat das Gefühl mit einem Mitarbeiter zu arbeiten – im Hintergrund laufen jedoch alle Tätigkeiten automatisiert ab.  

Frage: Ihrer Erfahrung nach, wie gehen Unternehmen nach der Einführung mit den regelmäßigen Updates und Veränderungen des Tools von Seiten Microsofts um?  

TR: Microsoft Teams gilt als erstes Produkt von Microsoft mit einem Evergreen-Ansatz. Das heißt, Microsoft wird die Plattform MS Teams immer weiter ausbauen und verbessern. Aus der Zusammenarbeit mit Kunden, die MS Teams bereits eingeführt haben, wissen wir, dass sich die Anwender im Unternehmen in einem kontinuierlichen User Adoption Prozess befinden. Unsere Erfahrungen bestätigen, dass die Zusammenarbeit mit unseren Kunden meist fortlaufend ist und auch nach der Übergabe von uns regelmäßig neues Training Material und Updates bekommen.    

Frage: Für welche Bereiche sehen Sie den Einsatz von Teams für sinnvoll?  

TR: Ich nutze MS Teams in meiner in-house Kollaboration mit über 60 Leuten. Ich sehe Teams tatsächlich als eine gute Kommunikationsplattform, in der wir gleichzeitig Office 365 nutzen und alle Information bereitstellen, sodass die E-Mail-Last reduziert wird. Ohne ständig Word- oder PowerPoint Dokumente hin und her zuzuschicken, verfügt man über einen zentralisierten Arbeit- und Projekt-Space, in dem auch externe Beiträge möglich sind. Wir setzen ein Projekt auf, erstellen dafür ein Team und dort wird unsere Arbeit gesammelt und archiviert. Teams ist einfach zu benutzen, aber die Plattform hat auch noch gewisse Einschränkungen. Wenn man beispielsweise sowohl Teams als auch andere Plattformen gleichzeitig benutzen muss, dann hat das Tool seinen Zweck verfehlt.  

Frage: In welcher Form stellen Sie die Trainingsunterlagen zur Verfügung bzw. wie sehen diese Trainings aus?  

TR: Unsere Kunden bekommen die Trainingsunterlagen von uns im PowerPoint-Format. In diesen sind 15 Key-Szenarien plus die Top 10 Key-Features mit Bildern und Text beschrieben. Diese können Sie per E-Mail oder durch Kollaborationsplattformen weiterleiten und Ihrem Corporate Design anpassen.  

Frage: Ist der Teams Governance Bot ein Standardbot?  

TR: Der MS Teams Governance Bot ist kein Standardbot, sondern ein von uns konfigurierter Bot. Wir bieten ein Teams Adoption Paket an, in dem der Bot enthalten ist. Ein Rund-um-sorglos-Paket. Den Bot können Sie dann direkt vorkonfiguriert nutzen oder weiter anpassen und personalisieren.  

Frage: Wie viele Unternehmen führen die Mitarbeiter-Adoption selbst durch, z.B. durch IT oder Kommunikationsabteilungen? Bei wie vielen bleiben Sie weiter Unterstützer? 

TR: User Adoption wird von weniger als 25% unserer Kunden vollumfänglich selbstständig durchgeführt. Die meisten haben nicht genügend verfügbare Ressourcen für eine End-to-End Implementierung. Wir versuchen die Implementierung so einfach wie möglich zu gestalten. Einige Enterprise Kunden können die Adoption durch ihre interne Mittel schaffen, dennoch bleiben wir für die Mehrheit Unterstützer. Wir leisten 5 bis 8 Tage Training an verschiedenen Standorten, um die Implementierung zugänglicher zu machen. 50% der Kunden nutzen uns nach der Einführung im Update Prozess für Change und Adoption noch mit.  

Frage: Welche Erfahrungen haben Sie in Bezug auf die Ablösung der bestehenden File-Server-Strukturen? Wir möchten den lokalen File-Server mit seinen zahlreichen Gruppen gerne nicht mehr pflegen - aber möchten die ganzen Daten natürlich auch nicht in der jetzigen Struktur zu Teams/SP migrieren. 

TR: Teams ist kein File-Server-Ersatz. Wenn man neue Projekte startet kann man Teams nutzen, dennoch für ein File-Server-Ersatz ist die Plattform nicht zu empfehlen. Das bringt dem Nutzer keinen Mehrwert, weil man in Teams alle Dokumente segmentiert mitteilt und es schwer ist den Überblick zu behalten und wichtige Dateien nicht zu verlieren.  

Frage: Wie lange dauert eine Team Einführung? Mit was für einem Zeitraum kann man rechnen? 

TR: Aus einer technischen Perspektive, dauert die Einführung 2 bis 5 Tage. Insgesamt, wenn man auch die User Adoption betrachtet, dauert die End-to-End Implementierung plus Schulung bis zu 3 Monate. 

Frage: In wie fern archivieren Sie Teams sobald Projekte beispielsweise abgeschlossen wurden? Bzw. wie sorgen Sie überhaupt dafür, dass nicht zu viele veraltete Teams existieren, die im schlimmsten Fall auch noch viele Daten beinhalten? 

TR: Es gibt in Teams die Funktion eine Archivierung durchzuführen. So lassen sich ganze Teams komplett wegarchivieren, die dann am Ende der Teams-Liste separat zu sehen sind. Der Bot kann die Nutzung und die Interaktion messen und hat die Funktion den Team-Besitzer nach einer vorkonfigurierten Wochenanzahl zu benachrichtigen, falls das Team nicht mehr benutzt wird. Als Folge kann das Team archiviert oder gelöscht werden.  

Frage: Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem parallelen Betrieb von Skype for Business On Prem/Hybrid und Teams während der Einführung? Hat sich bei Ihnen ein bestimmter Weg speziell "durchgesetzt", der für die User am "angenehmsten" ist? 

TR: Wir haben festgestellt, dass die Direct Call Funktionalität in Teams noch fehlt. Dadurch haben wir es geschafft, innerhalb von einem Monat die Auslastung auf 10-15% für ein Use Case zu reduzieren und der Rest findet in Teams statt – Teams hat sich positiv durchgesetzt. Unsere Erfahrung zeigt, Teams wird sich immer mehr durchsetzen. In diesem Kontext kann man auch die Sprachqualität nennen, die sehr hoch ist. Die Funktionalitäten wie Direct Calling oder Private Channels werden dazu beitragen, dass Teams im Unternehmen immer öfter verwendet wird.  

 

Der MS Teams Erfolgs-Paket 

Accesa bietet Ihnen das Rundum-sorglos-Paket für die Implementierung von Microsoft Teams. Durch unsere ganzheitliche Beratung und Nutzung von Best-Practices werden alle Bereiche der Implementierung abgedeckt. Zahlreiche Projekte in Zusammenarbeit mit DAX30 Unternehmen machen uns zu Fachleuten im Thema Modern Workplace. Neben strategischen Absprachen mit dem Betriebsrat und der IT-Abteilung, legen wir bei der Implementierung von MS Teams einen besonderen Fokus darauf, alle Mitarbeiter abzuholen. So kann Ihre digitale Evolution von Anfang an ihre volle Kraft entfalten. Möchten Sie mehr erfahren? Wir freuen uns auf ihren Kontakt! 

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