Wie Team-Kommunikation wieder Spaß machen kann. Willkommen Microsoft Teams!

Jeder von uns hat sicherlich schon einmal mit Kollegen in einem Team zusammengearbeitet. Vielleicht als Mitarbeiter einer Fachabteilung, als Mitglied eines abteilungsübergreifenden Projektteams, oder auch als Team- oder Projektleiter. Bestimmt können Sie sich auch noch an die Kommunikationsmethoden bzw. an Kommunikationsmittel erinnern, die zum Einsatz gekommen sind. Vielleicht klassische Telefonkonferenzen und Postbox-füllender Email-Verkehr, oder die guten alten „Meeting Minutes“, welche immer im Anschluss an ein Meeting mühsam geschrieben und per E-Mail verschickt wurden. Wenn dabei auch noch gemeinsam an diversen Dateien, wie bspw. den gern verwendeten Excel-Tabellen, Listen oder Tabellen für eine Projektorganisation gearbeitet wird, wurde es stellenweise bestimmt recht herausfordernd, die relevanten Team-Mitglieder mit den jeweiligen Informationen auf dem neuesten Stand zu halten oder überhaupt den aktuellen Stand der Dateien zu ermitteln.


Sicherlich können Sie sich ebenso gut an die daraus resultierenden Probleme erinnern, wie zum Beispiel nicht mehr auffindbare, oder irrtümlich überschriebene „Meeting Minutes“, zeitraubende Organisation von passenden Zeitfenstern für alle Besprechungsbeteiligten, oder Ketten-emails mit PDF’s, die von den jeweiligen Verantwortlichen unterzeichnet werden sollten. In der Urlaubszeit blieb so ein wichtiges Dokument gerne einmal ein bis zwei Wochen bei einem der Kollegen hängen, bevor er oder sie es dann unterzeichnet weiterverschickt hat. Ich glaube, jeder von uns hat sich in solchen Situationen nach einer effizienten Lösung gesehnt, um diese oftmals nervenden Aufgaben, zügiger und transparenter zu handhaben . So etwas muss in der heutigen „digitalen Welt“ doch sicherlich machbar sein, oder?


Gekommen, um zu bleiben.

Seitdem hat sich einiges getan, es gibt durchaus Licht am Ende des „Kommunikations-Tunnels"! Unsere Arbeitswelt ist noch vernetzter geworden, Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) halten Einzug in unseren (Arbeits)Alltag und Anforderungen an die Zusammenarbeit entwickeln sich weiter. Microsoft stellt nun mit TEAMS eine Kollaborations-Lösung zur Verfügung, die genau dem Trend eines vernetzen und digitalen Arbeitsplatzes begleitet, und Sie bei den allfälligen Projekt- Kommunikationsaufgaben ausführlich unterstützt.


Sinn von Teams ist es, die Teamarbeit zu vereinfachen, indem die großen Herausforderungen gelöst werden:

– alle auf dem Laufenden halten

– die wesentlichen Inhalte leicht zugänglich machen

– ein Gleichgewicht von deep work und shallow work herstellen


Durch die Transparenz im fortlaufenden Teamchat, die Dokumentenablage in SharePoint, das übersichtliche Taskmanagement in Planner und bald sogar durch die Möglichkeit, Calls durchsuchbar aufzunehmen, wird Wissen im Team nachhaltig gesichert.

Die alte Arbeitsweise über E-Mail hat leider dazu beigetragen, dass Stakeholder häufig nicht oder nicht vollständig informiert waren und Aufgaben öfters nicht, verspätet oder mehrfach erledigt wurden. Wissen musste zeitaufwändig immer wieder neu erworben werden.

Teams unterstützt zwar den „ad-hoc Arbeitsansatz“, allerdings können Nutzer neben intensiven Kollaborations- und Kommunikationsphasen auch vertiefter arbeiten (Status beschäftigt/nicht stören, stummschalten von Chats).


König Arthurs Tafelrunde 2.0

 „Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg“. Teamarbeit gehört die Zukunft unserer Arbeitswelt. Und diese Arbeitsteams brauchen zeitgemäße Werkzeuge für ihre Zusammenarbeit. Microsoft Teams ergänzt seit einem Jahr die umfangreiche Werkzeugpalette von Microsoft und ermöglicht für Unternehmen und Organisationen die Umsetzung eines digitalen Arbeitsplatzes, der vom Teilen von Dokumenten und Wissen über Termine und Absprachen alles bündelt. Um genau diese Kollaboration zu erleichtern, ist Microsoft Teams tief in Office 365 integriert, das weltweit mehr als 1,2 Milliarden Menschen nutzen.



Natürlich wäre es übertrieben, hier MS Teams vollumfänglich vorzustellen. Außerdem gibt es keine „eine einzig richtige Art“ Teams zu nutzen. Vielmehr gibt es unterschiedliche Herangehensweisen für einen gelungenen und produktiven Einsatz von Teams. Wenn man dennoch nach den 10 „Key-Features“ von Teams gefragt wird, könnten folgende Punkte als Grund für den Einsatz von Teams angeführt werden:


1. Integrierte Rundum-Lösung statt ständiges Anwendungs-Hopping

Es mag simpel klingen, macht aber im Arbeitsalltag einen großen Unterschied: Microsoft Teams ist die zentrale Anlaufstelle für Kollaboration und verbindet verschiedene Anwendungen aus der weltweit am häufigsten genutzten Software für die Wissensarbeit Office 365, wie beispielsweise Skype for Business, OneDrive, Excel, Word und PowerPoint Online. Für das Teilen von Dokumenten, den Austausch im Team, Videokonferenzen und das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten in der Cloud bedeutet das: Teammitglieder müssen die Anwendung nicht mehr verlassen, das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools gehört der Vergangenheit an. Relevante Informationen werden an einem zentralen Ort gebündelt, sind für alle einsehbar und bearbeitbar, und selbst Telefonate und Konferenzen sind nur einen Klick entfernt.


2. Alle an einem virtuellen Tisch – auch externe Gäste

In Teams sind alle willkommen und Zusammenarbeit kennt keine Grenzen. Das Tool bietet die Möglichkeit, externe Gäste, also Teammitglieder von anderen Organisationen oder Freelancer, zum Workspace hinzuzufügen. Jede Person mit einer geschäftlichen oder privaten E-Mail-Adresse kann so Platz am virtuellen Team-Schreibtisch nehmen – mit entsprechendem Zugriff auf Chats, Meetings, digitale Assistenten, Anwendungen von Drittanbietern und Dateien.


3. Für jede Abstimmung der passende Kommunikationsweg

Jedes Anliegen erfordert eine bestimmte Form der Kommunikation: Komplexe Anliegen können in 100 E-Mails erörtert werden – oder in fünf Minuten am Telefon. Gleichzeitig ist nicht jede Frage so dringend, dass man durch einen Anruf den Kollegen in einer konzentrierten Arbeitsphase stören möchte. Teams bietet aus diesem Grund verschiedene Möglichkeiten für den Austausch im Team: Einen Stream, in dem Informationen mit allen geteilt und Threads für verschiedene Themen gestartet werden können. Einen Chat für kurze, informelle Abstimmungen – zu zweit oder in kleinen Gruppen. Und die Möglichkeit für Telefonate und Videokonferenzen durch die Integration von Skype for Business.


4. Aktivitäten-Protokoll für den besseren Überblick

Von Facebook und Twitter kennen wir es schon lange: Eine Übersicht der Dinge, die passiert sind, während wir nicht online waren. Diese Funktion bietet auch Microsoft Teams – ein Stream zeigt die Aktivitäten in einem Team seit dem letzten Öffnen der Anwendung. Das ist besonders praktisch, wenn Kollegen beispielsweise einen Tag außer Haus, auf einer Veranstaltung, beim Kunden oder einfach nur lange in einem Meeting waren. Das Aktivitäten-Protokoll macht es leicht nachvollziehbar, was seitdem in einem Workspace passiert ist. So verliert niemand den Überblick.


5. Struktur auch bei komplexen Projekten und Teams

Der Informationsaustausch und die Konversationen werden in Microsoft Teams in sogenannten Kanälen gebündelt – dort laufen die Informationen zu einem bestimmten Thema oder Projekt zusammen. Das strukturiert die Informationsvielfalt und schafft Übersichtlichkeit. Außerdem können Kanäle so auch von Kollegen ausgeblendet werden, die zwar zum Team gehören, aber an einem Thema nicht mitarbeiten.


6. Co-Authoring so einfach wie nie

Wer hat den aktuellen Stand der Präsentation? Wer schreibt gerade an den „Meeting Minutes“? Wer arbeitet in welcher Reihenfolge daran? In welchem Ordner habe ich das Dokument gespeichert? All diese Fragen stellen sich durch die Co-Authoring-Funktionen von Word, Excel und PowerPoint nicht mehr. In Microsoft Teams ist dazu noch nicht einmal mehr das Wechseln der Anwendung notwendig: Dokument einfach hochladen und schon steht es den Kollegen zur Verfügung, kann bearbeitet und aktualisiert werden. Damit greifen alle jederzeit auf die aktuellste Version zu.


7. Teams auch unterwegs immer #mitdabei

Beinah alle Anwendungen der Produktivitätssuite Office 365 sind auch als App für mobile Endgeräte verfügbar – so auch Microsoft Teams. Damit ist das Team immer #mitdabei – unterwegs, auf Veranstaltungen, im Taxi, einfach wo immer Sie möchten!


8. Einfaches Auffinden von Informationen über die Suchfunktion

Als zentraler Hub für die Zusammenarbeit im Team kommen in der Anwendung schnell sehr viele Dokumente, Absprachen, Präsentationen und Konzepte zusammen. Damit die Informationen auch zu einem späteren Zeitpunkt gut auffindbar sind, verfügt Microsoft Teams über eine Suche über alle Kanäle hinweg: In der Übersicht werden alle Treffer mit dem Suchbegriff angezeigt, per Klick öffnet sich die Detailansicht aus der jeweiligen Konversation – ohne, dass die Suchergebnisse geschlossen werden.


9. Alle Inhalte zum Greifen nahe: Integration von Drittanbietern

Nicht nur das Teilen von Inhalten aus anderen Microsoft-Anwendungen, sondern auch von mehr als 150 anderen Anbietern ist ganz einfach möglich: Durch Erweiterungen lassen sich, ähnlich wie Dokumente, Bilder oder auch Emojis, einfach YouTube-Videos, Wikipedia-Artikel, News oder beispielsweise Orte teilen. Auch Umfragen mit Polly oder Projektmanagement-Lösungen mit Trello lassen sich einfach in die Team-Arbeitsumgebung integrieren.


10. Teams-Kanäle direkt per E-Mail adressieren und Verläufe teilen

Jeder Kanal in Microsoft Teams hat eine eigene E-Mail-Adresse – jede Nachricht an diese Adresse wird automatisch im Stream geteilt. So ist es beispielsweise einfach möglich, Teammitglieder über einen aktuellen Diskussionsstand zu informieren, der für alle relevant ist.


Tafelrunde oder Klapptisch?

Fünf Einwände, warum Microsoft Teams aktuell noch keinesfalls als vollwertiger Skype-Ersatz genutzt werden kann:


1. Keine Meetings mit eigenen Kontakten

Microsoft nennt Teams eine „vollständige Meeting- und Telefonie-Lösung“. Das stimmt in weiten Teilen, allerdings ist es nicht möglich, wie in Skype Ad-hoc-Meetings mit den eigenen Kontakten durchzuführen.


2. Keine Kontakte

Die Skype for Business-Kontaktliste ist nicht in Microsoft Teams vorhanden. Genau das sollte man aber von einer Ersatzlösung erwarten können. Die ein oder anderen Kontakte sind da, aber rund 95 Prozent fehlen. Man kann sie auch nicht in Kontaktgruppen bewegen, wie das in Skype geht. Die entsprechenden Gruppen erscheinen zwar in Teams, sie sind aber leer. Der einzige Ort, an dem man in Teams Kontakte hinzufügen kann, sind Favoriten.


3. On-Premise außen vor

Federation funktioniert nur mit Office 365-Konten, nicht mit On-Premise. In Skype for Business Online kann man sowohl mit föderierten Skype for Business-Online wie mit On-Premise-Konten kommunizieren. Diese Funktionalität ist aber angekündigt.


4. Bildschirm teilen ohne Anruf

In Skype for Business Online kann im Rahmen eines Text-Chat parallel den Bildschirm teilen, Teams hingegen setzt einen Audio-/Video-Anruf voraus.


5. Uneinheitliche Ausgabe von Instant-Messages

Wenn sowohl der Teams- als auch der Skype for Business-Client installiert sind, gibt es seltsame Effekte bei der Ausgabe von Nachrichten, die über föderierte Clients versendet werden. Das Routing ist unklar, manchmal landet eine Message in Teams, manchmal in Skype.


Zusammengefasst hoffen wir, dass diese ausgewogene Darstellung von MS Teams zum Nachdenken angeregt hat und freuen uns auf einen regen Austausch!


Wenn Sie daran interessiert sind, MS-Teams in Ihre Arbeitskultur einzubinden, folgen Sie bitte diesem Link, um weitere Informationen zu erhalten:

https://discover.accesa.eu/ms-teams-erfolgs-paket/

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