Zielsetzung der Richtlinie

Das Ziel von Accesa (das „Unternehmen“) ist es, den nachhaltigen Erfolg unserer Anteilseigner und Kunden durch wettbewerbsfähige IT-Lösungen und Dienstleistungen zu stärken.

Unser Verhaltenskodex definiert die ethischen Grundsätze und Verhaltensweisen, die unser Handeln als Organisation bestimmen und die von uns allen gelebt werden müssen.

Diese Grundsätze sind verbindlich und werden aus Transparenzgründen auf der Website des Unternehmens veröffentlicht.

Grundsätze der Richtlinie

Das Vertrauen, das unsere Anteilseigner und Kunden in unser Unternehmen und in die Qualität unserer Dienstleistungen setzen, hängt maßgeblich davon ab, wie wir handeln und wie wir unsere Fähigkeiten zum Nutzen unserer Kunden einsetzen.

Wir glauben an eine Welt, in der Unternehmen Technologie einsetzen, um einen positiven Einfluss auf die Art und Weise zu haben, wie wir leben, arbeiten und Geschäfte betreiben. Deshalb verpflichten wir uns, alle Anstrengungen zu unternehmen, um einen Beitrag zu wirtschaftlichem, ökologischem und sozialem Fortschritt zu leisten und nachhaltige Entwicklung im Einklang mit den OECD-Leitsätzen und den Nachhaltigkeitszielen der Vereinten Nationen (Sustainable Development Goals – SDGs) zu fördern.

Dies erreichen wir durch die Umsetzung dieses Verhaltenskodex, die Wahrung unserer Verpflichtungen zu Integrität, Verantwortung und ethischen Geschäftspraktiken sowie durch die Förderung von Vertrauen und Professionalität innerhalb von Accesa und bei unseren Subunternehmern. Die folgenden SDGs sind für uns von besonderer Bedeutung:

SDG 5: Geschlechtergleichstellung

SDG 8: Menschenwürdige Arbeit und Wirtschaftswachstum

SDG 12: Nachhaltige/r Konsum und Produktion

SDG 13: Maßnahmen zum Klimaschutz

SDG 15: Leben an Land

Im Rahmen dieses Engagements begleiten wir unsere Kunden auf ihrem Weg, Lösungen zu konzipieren und zu entwickeln, die sich nahtlos in ihre Geschäftsprozesse integrieren und das Leben der Menschen verbessern. Dabei orientieren wir uns an den folgenden grundlegenden ethischen Prinzipien:

• Ehrlichkeit
  Wir leben Ehrlichkeit, indem wir stets wahrheitsgemäß kommunizieren, auf Täuschung oder irreführende Informationen verzichten und in allen geschäftlichen Interaktionen offen und aufrichtig handeln. Durch transparente und präzise Kommunikation schaffen wir Vertrauen.

• Integrität
  Wir handeln mit konsequenter Integrität und halten in allen Bereichen unserer Geschäftstätigkeit hohe moralische und ethische Standards ein. Wir halten unsere Zusagen ein, handeln verantwortungsvoll und übernehmen Verantwortung für unser Handeln, sodass unsere Geschäftspraktiken stets unsere Grundwerte widerspiegeln.

• Transparenz
  Wir fördern Transparenz, indem wir relevante und angemessene Informationen offen mit unseren Mitarbeitenden, Lieferanten, Kunden und weiteren Stakeholdern teilen. Wir setzen auf Offenheit und Zugänglichkeit und schaffen dadurch ein Umfeld des Vertrauens und der Verantwortlichkeit.

• Respekt
  Wir begegnen jedem Menschen mit Respekt und erkennen die Würde und den Wert jedes Einzelnen an. Wir fördern Vielfalt und Inklusion und schätzen unterschiedliche Perspektiven und Kulturen. Wir schaffen ein Arbeits- und Geschäftsumfeld, das frei von Diskriminierung, Belästigung und Vorurteilen ist.

Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle Gesellschaften von Accesa – Accesa IT Systems S.R.L., Accesa Managed Services, Accesa IT Group und Accesa LLC (nachfolgend gemeinsam als „das Unternehmen“ bezeichnet).

Soweit in dieser Richtlinie der Begriff „Mitarbeitende“ verwendet wird, umfasst dieser sämtliche für Accesa tätigen Personen einschließlich der Mitglieder des Management Boards.

Alle Lieferanten sowie sonstige Dritte, die im Namen des Unternehmens tätig werden, sind verpflichtet, den Supplier Code of Conduct einzuhalten, der auf der Website des Unternehmens verfügbar ist.

Zweck

Zweck dieser Richtlinie ist die Festlegung der maßgeblichen ethischen Grundsätze und grundlegenden Werte des Unternehmens sowie die Definition der von den Mitarbeitenden erwarteten Verhaltensweisen, die das Unternehmen als wesentlich für seinen erfolgreichen Geschäftsbetrieb erachtet.

Sämtliche internen Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens müssen mit diesem Verhaltenskodex im Einklang stehen.

1. Grundprinzipien

Korruptions- und Bestechungsbekämpfung

Integrität, rechtmäßiges Handeln und Unparteilichkeit bei geschäftlichen Entscheidungen sind grundlegende Voraussetzungen für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen.

Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Korruption, Bestechung und jeder Form unzulässiger Vorteilsgewährung. Gleichzeitig unterstützen wir alle Maßnahmen zur Aufdeckung, Verhinderung und Meldung solcher Praktiken.

Wir dokumentieren sämtliche Geschäftsvorgänge im Zusammenhang mit Spenden und Sponsoring und sorgen für deren Transparenz.

Wir halten alle geltenden Anti-Korruptionsgesetze und -vorschriften ein und fördern aktiv eine Kultur der Transparenz und ethischen Geschäftspraxis.

Allen Mitarbeitenden ist es untersagt, unzulässige Vorteile anzunehmen oder anzubieten, wie sie in der Anti-Korruptions- und Anti-Bestechungsrichtlinie sowie in der Richtlinie zu Interessenkonflikten definiert sind. Entsprechende interne Regelungen gelten verbindlich und sind von allen Mitarbeitenden im Geschäftsverkehr einzuhalten.

Bekämpfung von Geldwäsche und Einhaltung internationaler Sanktionen

Wir verpflichten uns zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, indem wir umfassende Due-Diligence-Prüfungen bei Geschäftspartnern und Transaktionen durchführen.

Wir halten sämtliche geltenden internationalen Sanktionen und Handelsbeschränkungen strikt ein und untersagen Geschäftsbeziehungen mit sanktionierten Personen oder Organisationen.

Verdächtige Finanzaktivitäten sind unverzüglich an das Compliance-Team zu melden.

Sanktionen und Exportkontrollen

Wir verpflichten uns zur vollständigen Einhaltung aller anwendbaren Handels- und Wirtschaftssanktionen, Exportkontrollen sowie Importbeschränkungen der Europäischen Union, der Vereinten Nationen und sonstiger zuständiger Aufsichtsbehörden.

Wir betreiben weder direkt noch indirekt Geschäfte mit Personen, Organisationen oder Staaten, die geltenden Sanktionen, Handelsembargos oder Exportbeschränkungen unterliegen, sofern hierfür keine ausdrückliche Genehmigung der zuständigen Behörde vorliegt.

Vor Aufnahme einer Geschäftsbeziehung prüfen wir Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und Transaktionen anhand der einschlägigen Sanktionslisten. Ergibt diese Prüfung potenzielle Treffer oder Anlass zu Bedenken, wird die Geschäftsbeziehung erst nach Prüfung und Freigabe durch die Compliance-Funktion fortgesetzt.

Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften

Wir halten alle anwendbaren rumänischen beziehungsweise lokalen sowie internationalen Gesetze, Vorschriften und Standards ein, die unsere Branche und Geschäftstätigkeit betreffen.

Dazu gehört insbesondere die Verpflichtung, rechtswidrige oder unethische Geschäftspraktiken zu verhindern und aufzudecken.

Wir gestalten unsere Software, Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere im Bereich Datenschutz, geistiges Eigentum und Cybersicherheit.

Verantwortungsvolle Nutzung von Technologie einschließlich KI

Wir nutzen Technologie verantwortungsvoll und stellen sicher, dass unsere Software und Dienstleistungen keinen Schaden verursachen, die Privatsphäre nicht verletzen und keine rechtswidrigen Aktivitäten unterstützen.

Wir berücksichtigen die potenziellen gesellschaftlichen Auswirkungen unserer Produkte und Dienstleistungen und ergreifen geeignete Maßnahmen zur Behandlung ethischer Fragestellungen.

Beim Einsatz von KI-Systemen halten wir alle relevanten Vorschriften, Standards und Best Practices zur verantwortungsvollen Nutzung künstlicher Intelligenz ein, wie sie in unserer Richtlinie für den Einsatz und die Nutzung künstlicher Intelligenz festgelegt sind.

Von uns eingesetzte KI-Systeme unterliegen einer Risikoanalyse und kontinuierlichen Überwachung durch ein Team verschiedener Stakeholder (AI Governance Team). Nutzer von KI-Systemen erhalten zudem Schulungen zur KI-Kompetenz.

Geistiges Eigentum

Wir respektieren und schützen geistige Eigentumsrechte – sowohl unsere eigenen als auch die Rechte Dritter – und verfolgen eine Null-Toleranz-Haltung gegenüber Softwarepiraterie, Plagiaten oder der unbefugten Nutzung urheberrechtlich geschützter Inhalte.

Wir implementieren geeignete Mechanismen zur Verhinderung von Verletzungen geistiger Eigentumsrechte und überwachen unsere Produkte und Dienstleistungen sorgfältig, um die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen.

Fairer Wettbewerb

Wir konkurrieren fair und ethisch im Markt und halten sämtliche kartell- und wettbewerbsrechtlichen Vorschriften ein.

Wir vermeiden rechtswidrige oder unfaire Wettbewerbspraktiken sowie jegliche Form von Anreizen wie Preisabsprachen, Kollusion, unzulässige Geschenke oder irreführende Werbung und bekennen uns zu einem fairen und ethischen Wettbewerb.

Alle Mitarbeitenden werden über ihre gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen informiert, Geschäftsgeheimnisse oder andere interne Informationen nicht unbefugt oder ungerechtfertigt an Wettbewerber oder sonstige Dritte weiterzugeben.

Datenschutz und Informationssicherheit

Wir wenden höchste Standards zum Schutz personenbezogener Daten sowie sonstiger vertraulicher oder eingeschränkt zugänglicher Informationen an, darunter Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse sowie Unternehmensdaten, im Einklang mit den geltenden regulatorischen Anforderungen und anerkannten Sicherheitsstandards.

Durch die Einhaltung der DSGVO, der Datenschutzgrundsätze sowie die Integration von Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen in unsere Geschäftsprozesse schaffen wir Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern.

Wir erheben und verarbeiten Daten ausschließlich zu legitimen Zwecken, handeln gegenüber betroffenen Personen transparent und implementieren angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten und Informationswerte.

Datenschutz und Informationssicherheit werden bereits bei der Entwicklung unserer Systeme, Produkte und Dienstleistungen („Privacy by Design“ und „Privacy by Default“) berücksichtigt. Darüber hinaus verfolgen wir einen risikobasierten Ansatz zur Identifikation, Bewertung und Minderung von Datenschutz- und Sicherheitsrisiken.

Wir respektieren die Rechte betroffener Personen, reagieren zeitnah auf Datenschutzverletzungen und Sicherheitsvorfälle und schützen personenbezogene Daten auch bei internationalen Datenübermittlungen durch geeignete Schutzmaßnahmen und Due-Diligence-Prüfungen.

Unsere Verantwortung umfasst die Durchführung von Datenschutz- und Sicherheitsrisikobewertungen, die Überwachung und Prüfung datenbezogener Aktivitäten sowie die regelmäßige Überprüfung und Verbesserung unserer Datenschutz- und Informationssicherheitspraktiken.

Alle Mitarbeitenden tragen Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten und Informationswerte und sind verpflichtet, im Einklang mit den Datenschutz- und Informationssicherheitsgrundsätzen sowie den geltenden Richtlinien, Verfahren und Sicherheitsanforderungen zu handeln.

Umweltverantwortung

Wir schützen die Umwelt, einschließlich Maßnahmen zur Eindämmung und Anpassung an den Klimawandel, durch ein Umweltmanagementsystem (Environmental Management System – EMS), das kontinuierliche Verbesserungen fördert.

Wir unterstützen einen verantwortungsvollen Ressourceneinsatz, Energieeffizienz sowie die Vermeidung und Reduzierung von Abfällen (einschließlich Wiederverwendung und Recycling, soweit praktikabel) und setzen nachhaltige Praktiken in unseren Geschäftsabläufen um.

Nachhaltigkeits- und ESG-Grundsätze bestimmen unsere Beschaffungsprozesse und Erwartungen an Lieferanten, um verantwortungsvolle Beschaffung und eine Verringerung der Umweltbelastung zu fördern.

Wir erfüllen alle anwendbaren Umweltanforderungen und reduzieren unseren CO₂-Fußabdruck durch die Festlegung, Umsetzung und regelmäßige Überprüfung von Zielen und operativen Kontrollen im Einklang mit unserer Umweltpolitik.

Menschenrechte

Wir achten die international anerkannten Menschenrechte am Arbeitsplatz und gewährleisten ein respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld ohne Diskriminierung, Belästigung, Einschüchterung oder Vergeltungsmaßnahmen.

Wir verfolgen eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Zwangsarbeit, Kinderarbeit und moderner Sklaverei in unseren Geschäftsaktivitäten und unserer Lieferkette.

Sämtliche Tätigkeiten innerhalb unseres Unternehmens erfolgen freiwillig. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat das Recht, das Beschäftigungsverhältnis unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen und vertraglichen Kündigungsfristen zu beenden.

Wir verpflichten uns zu fairen Löhnen, angemessenen Arbeitszeiten und sicheren Arbeitsbedingungen für alle in unserem Unternehmen tätigen Personen und halten dabei alle anwendbaren rumänischen, lokalen und internationalen Arbeitsgesetze und -standards ein.

Wir fördern Chancengleichheit und faire Behandlung für alle Menschen und respektieren die Würde jedes Einzelnen unabhängig von persönlichen Merkmalen.

Wir schützen das Recht unserer Mitarbeitenden auf Gesundheit und sichere Arbeitsbedingungen durch die Bereitstellung eines sicheren Arbeitsumfelds, die Einhaltung der Arbeitsschutzanforderungen sowie die kontinuierliche Verbesserung von Präventionsmaßnahmen.

Wir fördern eine offene Kommunikationskultur und ermutigen dazu, Gefahren oder Bedenken ohne Angst vor Benachteiligung zu melden.

Interessenkonflikte

Wir handeln in allen Beziehungen innerhalb des Unternehmens sowie gegenüber externen Stakeholdern mit Integrität und Ehrlichkeit.

Wir vermeiden Interessenkonflikte und handeln stets im besten Interesse des Unternehmens. Treten Interessenkonflikte auf, müssen diese unverzüglich der Compliance-Funktion offengelegt werden, damit geeignete Maßnahmen zur Beseitigung oder Minderung des Konflikts ergriffen werden können.

Wir untersagen ausdrücklich die Nutzung vertraulicher Informationen unserer Kunden, Lieferanten oder sonstiger Geschäftspartner zu persönlichen Vorteilen oder für andere Zwecke als diejenigen, für die diese Informationen an uns übermittelt wurden.

Hinweisgebersystem

Wir gewährleisten Transparenz und Integrität in unseren Geschäftsaktivitäten. Daher werden unsere Geschäftsprozesse vollständig und wahrheitsgemäß dokumentiert.

Zur Vermeidung von Risiken, die den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnten, verfügen wir über ein internes Kontrollsystem sowie ein aktives Risikomanagement.

Wir stellen einen speziellen Meldekanal zur Verfügung, über den ethische Bedenken, Fehlverhalten oder Verstöße gegen interne Regelungen und Richtlinien des Unternehmens gemeldet werden können.

Hinweisgebende werden vor jeglicher Form von Vergeltungsmaßnahmen geschützt. Meldungen werden vertraulich behandelt, zeitnah untersucht und erforderliche Maßnahmen werden eingeleitet.

2. Schlusswort

Das Vertrauen in ein Unternehmen bemisst sich insbesondere daran, wie Anteilseigner, Kunden und Geschäftspartner das Unternehmen wahrnehmen. Dieser Verhaltenskodex entfaltet seine Wirkung nicht allein dadurch, dass er verfügbar ist – er muss im täglichen Geschäftshandeln gelebt werden.

Daher:

• stellen wir durch regelmäßige Schulungen und Kommunikation sicher, dass dieser Verhaltenskodex bekannt ist und verstanden wird;

• erwarten wir von Mitarbeitenden und Subunternehmern, dass sie die in diesem Verhaltenskodex festgelegten Grundsätze lesen, anerkennen und einhalten;

• bekräftigen wir durch die Einhaltung dieses Verhaltenskodex unser Engagement für Integrität, Verantwortung und ethische Geschäftspraktiken und fördern Vertrauen sowie Professionalität innerhalb von Accesa und bei unseren Subunternehmern.

Bei Fragen oder Unsicherheiten zu den Inhalten dieses Verhaltenskodex wenden Sie sich bitte an das Compliance Office (compliance@accesa.eu).