Verschlankter Rechnungsverarbeitungsprozess für bessere Übersicht und höhere Effizienz

Das Unternehmen ist seit Jahrzehnten auf dem deutschen Markt tätig und bietet Lösungen sowie Dienstleistungen, die speziell auf die Anforderungen von Organisationen in der Banken- und Finanzdienstleistungsbranche zugeschnitten sind.

Industry

Finanzwesen

Service

Cloud-Lösungen Intelligenter Arbeitsplatz

Company Size

8.000+ Mitarbeiter

Duration

2016 - heute

Herausforderung

Aufgrund von stetigem Wachstum und Fortschritt sah sich die Organisation mit Herausforderungen in ihrem aktuellen Rechnungsverarbeitungs-Workflow konfrontiert, der unternehmensweit manuelle Arbeit erforderte. Mitarbeitende hatten insbesondere in Spitzenzeiten mit einem hohen Papieraufkommen zu tun, was zu langen Bearbeitungs- und Genehmigungszeiten sowie zu mangelnder Übersicht führte. Diese Faktoren führten zu einer geringeren Mitarbeiterzufriedenheit sowie zu einem erhöhten Risiko von Fehlern und Verzögerungen im Rechnungsverarbeitungsprozes

Lösung

Die Organisation war entschlossen, so schnell wie möglich eine tragfähige, robuste digitale Anwendung einzuführen, und benötigte einen verlässlichen Technologiepartner, der sie dabei unterstützt. Auf Basis ihrer Anforderungen entwickelten wir eine Microsoft 365-basierte Lösung, um den Umgang mit Rechnungen zu digitalisieren, zu verschlanken und zu verbessern. Die Software wurde so konzipiert, dass sie sich möglichst nahtlos in die bestehenden Prozesse einfügt und gleichzeitig die zuvor von Mitarbeitenden ausgeführten, sich wiederholenden Aufgaben automatisiert.

Auswirkung

Die von uns konzipierte und entwickelte Lösung ermöglichte eine unternehmensweite Modernisierung und Effizienzsteigerung, indem der Rechnungsverarbeitungsprozess verschlankt und zahlreiche zuvor manuell von Mitarbeitenden bearbeitete Touchpoints automatisiert wurden. Darüber hinaus haben Stakeholder durch die Einrichtung eines zentralisierten Rechnungsarchivs, das den Verlauf jedes Dokuments nachverfolgt, eine deutlich bessere Übersicht über den Prozess, was weitere Optimierungen ermöglicht.

Projektüberblick

Auf Grundlage der Erkenntnisse aus einer umfassenden Analyse des Geschäfts unseres Partners sowie der Schwachstellen im Rechnungsverarbeitungsprozess identifizierten wir die digitale Lösung, die seine Geschäftsanforderungen am besten erfüllt: eine Microsoft 365-basierte Lösung zur Digitalisierung, Vereinfachung und Modernisierung des Umgangs mit Rechnungen.

Um diese Lösung vollständig zu unterstützen und dem Unternehmen Vorteile zu verschaffen, haben wir:

Einen flexiblen und robusten Workflow-Engine entworfen, um den Genehmigungsprozess zu unterstützen.
Microsoft Azure Form Recognizer für eine schnelle Texterkennung integriert, der das Debitorenbuchhaltungs-Team und alle Unternehmensbereiche jeden Monat bei der Verwaltung und Genehmigung von Rechnungen unterstützt.
Einen Mechanismus zur automatisierten Archivierung verarbeiteter Rechnungen implementiert, um manuelle Tätigkeiten zu minimieren.

Bei der Durchführung des Projekts entschieden wir uns für eine agile Methodik mit meilensteinbasierter Lieferung. Dies unterstützte nicht nur die vom Kunden gesetzten Prioritäten, sondern ermöglichte es uns auch, schnell zu liefern und die Organisation so zügig einer äußerst wirkungsvollen digitalen Transformation zu unterziehen.

Wir legten – wie bei jedem Accesa-Projekt – den Fokus auf einen konstanten und transparenten Kommunikationsfluss mit unserem Partner, um sicherzustellen, dass die Anwendung schnell bereitgestellt wurde und seinen geschäftlichen Anforderungen und Zielen entsprach.

Ergebnisse

Die von uns für den Verarbeitungsprozess unseres Partners konzipierte und entwickelte Microsoft 365-basierte Anwendung führte zu einer gesteigerten Zeiteffizienz, der Beseitigung potenzieller menschlicher Fehler, einer erleichterten Informationsverarbeitung sowie dokumentierten Genehmigungsprozessen. Im Einzelnen brachte die Lösung folgende Vorteile:

Unternehmensweite Modernisierung:
Hohe Volumina zeitaufwendiger, fehleranfälliger, manueller Arbeit wurden eliminiert.
Gesteigerte Effizienz:
Die bereitgestellte Softwareanwendung ist eine zentrale Anlaufstelle für die Verarbeitung von Rechnungen und ermöglicht es Mitarbeitenden, eingehende Daten mit nur wenigen Klicks schnell und präzise zu verwalten; der Genehmigungsprozess ist automatisiert und damit deutlich vereinfacht.
Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit:
Die Digitalisierung und Automatisierung des Kreditorenprozesses führte dazu, dass Mitarbeitende ihre neu gewonnene Zeit wertschöpfenden Aufgaben widmen können.
Zentralisierte, nachvollziehbare Rechnungsverarbeitung:
Jede verarbeitete Rechnung wird dem Archiv hinzugefügt und steht jederzeit und überall für weitere Prüfungen zur Verfügung; gleichzeitig stellt die Plattform eine Historie aller Aktionen bereit, denen die Rechnung unterzogen wurde, und verschafft allen Beteiligten so eine klare Übersicht.
Mobilität:
Im Einklang mit den Prinzipien eines modernen Arbeitsplatzes können Mitarbeitende die bereitgestellte Anwendung auch über mobile Endgeräte nutzen und profitieren von einer personalisierten User Experience sowie den Möglichkeiten, ihre Aufgaben schnell und effektiv zu erledigen.