Verbesserter Datenaustausch und stärkere Zusammenarbeit für nachhaltige Finanzunternehmen

Unternehmen stehen heute vor erheblichen ökologischen und sozialen Herausforderungen, die ihr Potenzial für nachhaltiges Wachstum gefährden. Gleichzeitig entwickelt sich das regulatorische Umfeld kontinuierlich weiter, neue Technologien entstehen in immer kürzeren Innovationszyklen, und auch das Kundenverhalten verändert sich stetig.

Angesichts des steigenden Bedarfs an effizienteren Geschäfts- und Betriebsprozessen sowie einer nachhaltigeren Unternehmensführung können es sich Finanzunternehmen nicht leisten, den Anschluss zu verlieren. Ein reibungsloser Datenaustausch und eine enge Zusammenarbeit über alle internen Bereiche hinweg sowie das effektive Management dezentraler Teams zählen zu den zentralen Modernisierungsschwerpunkten im Bank- und Versicherungswesen.

Insbesondere seit 2020, als sich die Digitalisierung im Finanzsektor deutlich beschleunigte und immer mehr Geschäftsprozesse auf digitale Infrastrukturen verlagert wurden, stehen Finanzunternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse für den Datenaustausch zu optimieren und ein nachhaltiges Geschäftsmodell zu etablieren. Nur so können sie ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.

Nachhaltige Geschäftsmodelle beginnen mit Daten

Daten sind der wichtigste Treiber für Veränderungen in kundenorientierten Unternehmen. Finanzunternehmen verfügen über eine Vielzahl wertvoller Informationen – von Kundendaten und Verhaltensmustern bis hin zu sensiblen Informationen über die Nutzer ihrer Plattformen. Richtig genutzt, ermöglichen diese Daten fundierte Analysen und verlässliche Prognosen zukünftiger Entwicklungen.

Durch die systematische Erfassung und Auswertung relevanter Kennzahlen gewinnen Finanzunternehmen wertvolle Erkenntnisse darüber, an welchen Stellen ihre Geschäfts- und Betriebsprozesse optimiert werden können. So können beispielsweise ineffiziente interne Genehmigungsprozesse oder ein hoher Anteil manueller Arbeitsschritte die operative Effizienz erheblich beeinträchtigen und reibungslose Abläufe verhindern.

Unabhängig von der jeweiligen Ausgangssituation müssen veraltete IT-Infrastrukturen und papierbasierte Prozesse modernisiert werden. Ebenso wichtig ist es, Kollaborationsprozesse und den Datenaustausch kontinuierlich an moderne Anforderungen sowie an die sich wandelnden Erwartungen der Kunden anzupassen.

Entwicklung einer Kollaborationsanwendung für eine bessere interne Zusammenarbeit

Einer unserer Kunden aus der Finanzbranche stand vor der Herausforderung, dass die interne Zusammenarbeit sowie die Prozesse für den Datenaustausch den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht wurden. Um agiler zu werden und die Effizienz nachhaltig zu steigern, benötigte das Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung, die den unternehmensweiten Informationsaustausch und die Zusammenarbeit deutlich verbessert.

Discovery und Herausforderungen

Vor der Entwicklung dieser maßgeschneiderten Anwendung verfügten die Führungskräfte des Unternehmens und ihre Assistent:innen über keine einfache Möglichkeit, Informationen aus internen oder externen Besprechungen effizient auszutauschen. Während einige Assistent:innen sämtliche Unterlagen in physischen Ordnern verwalteten, speicherten andere die Informationen in verschiedenen digitalen E-Mail-Archiven. Eine unternehmensweit einheitliche und zentrale Lösung existierte nicht. Diese Arbeitsweise führte zu erheblichem Zeitverlust, einer Verteilung sensibler Daten über unterschiedliche Systeme hinweg sowie zu einer mangelnden Konsistenz und Nachvollziehbarkeit der Informationen.

Unsere Teams entwickelten daraufhin eine Lösung, die aus einer iPad-Pro-App für die Führungskräfte und einer webbasierten Anwendung für die Assistent:innen bestand. Dadurch konnten beide Seiten vor, während und nach Besprechungen effizient zusammenarbeiten. Ergänzend entstand im Rahmen des Projekts eine Windows-Anwendung, die allen Mitarbeitenden des Unternehmens zur Verfügung gestellt wurde.

Design und Entwicklung

Die Zusammenarbeit begann mit einem zweitägigen Workshop, in dessen Rahmen wir die Anforderungen und Erwartungen der relevanten Nutzergruppen analysierten. Auf dieser Grundlage konnten wir eine Lösung entwickeln, die eine intuitive und effiziente User Experience gewährleistet.

Im Verlauf des Workshops identifizierten wir zwei zentrale Personas:

• Assistent: - Sie benötigten eine Möglichkeit, Dokumente für ausgewählte Besprechungen zentral zu sammeln und zu organisieren. Sämtliche Unterlagen, die im Vorfeld oder während einer Besprechung erstellt wurden, sollten im jeweiligen Meeting-Ordner abgelegt und kategorisiert werden. Darüber hinaus war es wichtig, bei Änderungen oder Aktualisierungen der Dokumente rechtzeitig benachrichtigt zu werden.

• Führungskräfte – Ihre Anforderungen konzentrierten sich vor allem auf Transparenz und schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Sie mussten jederzeit einen Überblick über ihre anstehenden Besprechungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erhalten und alle relevanten Unterlagen vor und während der Meetings einsehen können. Darüber hinaus sollten sie Notizen direkt in der Anwendung erfassen und unmittelbar in den entsprechenden Meeting-Ordner hochladen können, sodass ihre Assistent:innen darauf zugreifen und die erforderlichen Maßnahmen einleiten konnten.

Während des Workshops analysierten unsere Spezialist:innen die bestehenden Lösungen hinsichtlich Kosten, Funktionalität und technischer Anforderungen und entwickelten ein Konzept, das optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten war.

Zu den wichtigsten Funktionen der Anwendung gehörten:

• Gemeinsame Zusammenarbeit an Meeting-Ordnern

• Ablage von Dateien unterschiedlichster Formate in einem zentralen Ordner (z. B. Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente, Videos, Fotos sowie Links)

• Handschriftliche Notizen direkt in bestehenden Dokumenten mit automatischer Umwandlung in digitalen Text

• Erstellung und Verwaltung interner Aufgaben (To-dos, Wiedervorlagen und Erinnerungen) als Nachbereitung von Besprechungen

• Freigabe kompletter Meeting-Ordner oder einzelner Inhalte für relevante Stakeholder

• Digitale Signatur wichtiger Dokumente

Als autonomes Produktteam übernahmen unsere Spezialist:innen die vollständige Verantwortung für das Produkt – von der UX-Konzeption über die Entwicklung bis hin zum operativen Support. Unser Team war für die Analyse und Präzisierung der fachlichen Anforderungen, die Definition der Business Cases, die Ausarbeitung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen, die Auswahl des Technologie-Stacks sowie die Festlegung der Entwicklungsprozesse und Methodik verantwortlich. Darüber hinaus begleiteten wir den operativen Betrieb und führten Workshops zur kontinuierlichen Optimierung der Lösung durch.

Umsetzung und Ergebnisse

Die Kollaborationsanwendung verbesserte den Informationsaustausch zwischen Führungskräften und ihren persönlichen Assistent:innen erheblich – insbesondere bei der Vorbereitung von Besprechungen sowie der Erstellung und Verwaltung von Sitzungsprotokollen. Dadurch konnte das Unternehmen unmittelbar Zeit einsparen und gleichzeitig die Transparenz der Zusammenarbeit deutlich erhöhen. Der schnelle und sichere Austausch von Informationen reduzierte den Aufwand für die Weitergabe und Aktualisierung sensibler Daten erheblich.

Darüber hinaus leistete die Lösung einen wichtigen Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens. Durch die weitgehende Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen unterstützte die Anwendung den Übergang zu einem papierlosen Arbeitsumfeld und förderte damit eine umweltfreundlichere Arbeitsweise.

Fazit

Angesichts der steigenden Anforderungen an effizientere Geschäfts- und Betriebsprozesse sowie an mehr Nachhaltigkeit können es sich Finanzinstitute nicht leisten, den digitalen Wandel zu verpassen. Ein effizienter Datenaustausch, eine reibungslose Zusammenarbeit über alle internen Bereiche hinweg und die effektive Steuerung dezentral arbeitender Teams zählen heute zu den zentralen Modernisierungsfeldern im Banken- und Versicherungssektor.

Eine maßgeschneiderte Anwendung, die gezielt auf die Anforderungen unterschiedlicher Nutzergruppen innerhalb des Unternehmens zugeschnitten ist, kann Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren. Sie reduziert manuelle Arbeitsschritte, erhöht die Transparenz der Zusammenarbeit und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen – unter anderem durch die Förderung papierloser Prozesse und einer effizienteren digitalen Arbeitsweise.