Warum der Produktionsplan noch immer in Excel geführt wird

In den vergangenen zwei Monaten haben unsere Fachleute mit Werksleitern, Betriebsverantwortlichen und Produktionsplanern aus Unternehmen verschiedener Fertigungsbranchen gesprochen. Sie alle hatten unterschiedliche Produkte, Werksstrukturen und ERP-Umgebungen. Dennoch begegneten uns in den Gesprächen immer wieder dieselben Herausforderungen.

Das folgende Szenario basiert auf diesen Gesprächen. Viele Produktionsleiter dürften die folgende Situation nur allzu gut kennen:

Wenn die Produktion von einer einzigen Person abhängt

Es ist Donnerstagmorgen, noch früh, und zwei Mitarbeitende haben sich für die Frühschicht krankgemeldet. Die Lieferung eines Zulieferers verspätet sich. Über Nacht ist ein Eilauftrag eingegangen, und der Vertrieb hat dem Kunden bereits einen Liefertermin zugesagt. Der Schichtleiter geht mit einem ausgedruckten Produktionsplan in der einen und dem Excel-Export vom Vortag in der anderen Hand durch die Fertigung und versucht zu entscheiden, welche Aufträge noch ausgeführt werden können und welche verschoben werden müssen.

Das ERP-System zeigt die Aufträge, und der Maschinenplan weist die verfügbaren Kapazitäten aus. Die Personalabteilung verwaltet die Abwesenheiten in einem anderen System. Niemand hat zur gleichen Zeit den vollständigen Überblick. Nun fehlen dem Werk zwei Mitarbeitende, während gleichzeitig ein zugesagter Liefertermin eingehalten und ein Eilauftrag erfüllt werden müssen. Alle geben im Rahmen ihrer jeweiligen Möglichkeiten ihr Bestes, und dennoch wird deutlich, dass einige Aufträge nicht rechtzeitig abgeschlossen werden können.

Die Schlussfolgerung daraus: Wenn der Produktionsplan noch immer hauptsächlich im Kopf einer einzigen Person existiert, ist das Werk gefährdet, sobald diese Person nicht mehr in der Lage ist, den gesamten Shopfloor im Blick zu behalten und zu koordinieren.

Der Dominoeffekt

Werksleiter kennen diese Situation nur zu gut. Nicht, weil ihre Systeme veraltet sind oder ihre Teams etwas falsch machen, sondern weil sich die Produktionsplanung stündlich ändern kann. Ein einziger Maschinenstillstand, ein fehlender Mitarbeitender oder eine verspätete Lieferung reicht aus, um alle nachfolgenden Abläufe zu verschieben.

Ein Betriebsleiter aus der Spezialchemie beschrieb es in einem unserer Interviews folgendermaßen: „Ein Dominostein fällt um, und 25 weitere müssen neu aufgestellt werden, bevor die Kette wieder steht.“

Diese Beschreibung blieb im Gedächtnis, weil jeder sofort verstand, was damit gemeint war – nicht als Ausnahme, sondern als ganz normaler Produktionsalltag.

Excel und „bessere Excel-Tabellen“

Die bereits eingesetzten Tools lösen in der Regel einen Teil des Problems. ERP-Systeme erfassen Aufträge und Materialien. APS-Erweiterungen planen die Reihenfolge der Maschinenbelegung. Excel schließt die Lücken, weil es schnell, flexibel und allen Beteiligten vertraut ist.

Doch zwischen all diesen Systemen bleibt immer dieselbe Lücke bestehen: die Menschen.

Eine Maschine kann um 08:00 Uhr technisch verfügbar sein und im Produktionsplan auch entsprechend angezeigt werden. Sind jedoch zwei qualifizierte Mitarbeitende abwesend, kann die Linie nicht so betrieben werden, wie es das System vorsieht. Die meisten Planungstools betrachten die Personalverfügbarkeit weiterhin als separates Thema und nicht als festen Bestandteil der Produktionsplanung.

Diese Lücke zeigte sich in jedem der für diese Untersuchung geführten Interviews.

Ein Werksleiter bezeichnete seine aktuelle Planungssoftware als „ein besseres Excel“. Ein anderer erklärte, das System könne zwar Maschinen, aber kein Personal einplanen – für ihn „ein erheblicher Nachteil“.

Diese Formulierungen sind aufschlussreich, denn sie zeigen, wie diese Systeme im Produktionsalltag tatsächlich wahrgenommen werden. Niemand, mit dem wir gesprochen haben, verlangte nach der Vision einer „Smart Factory“ oder einer vollständig autonomen Planungssoftware. Die meisten versuchten lediglich, die Woche zu bewältigen, ohne den Produktionsplan dreimal täglich neu erstellen zu müssen. Was sie sich wünschten, war Transparenz – und Antworten auf allzu häufige Fragen wie:

• Wenn ein Auftrag verschoben wird, welche weiteren Aufträge verschieben sich ebenfalls?

• Welche Arbeitsplatzgruppen sind von einer verspäteten Zulieferung betroffen?

• Entspricht die tatsächlich verfügbare Schichtbesetzung dem für heute geplanten Arbeitsaufwand?

• Und wer außer dem erfahrensten Produktionsplaner hat einen ausreichend klaren Überblick, um schnell reagieren zu können?

Der letzte Punkt wurde immer wieder angesprochen. In einem Werk hatte ein langjähriger Planungsverantwortlicher den Produktionsplan für mehrere Wochen im Voraus praktisch auswendig gelernt. Mitarbeitende riefen ihn nachts an, weil er der Einzige war, der vollständig verstand, wie alle Abläufe miteinander zusammenhingen. Als er in den Ruhestand ging, ging auch ein großer Teil der Planungslogik mit ihm.

Diese Art der Abhängigkeit kommt häufiger vor, als die meisten Unternehmen zugeben.

Viele produzierende KMU verlassen sich im Alltag weiterhin auf erfahrene Mitarbeitende, um fragmentierte Systeme auszugleichen. Die Produktionsplanung wird zu einem ständigen Abstimmungsprozess zwischen ERP-Daten, Tabellenkalkulationen, der tatsächlichen Personalsituation und dem Druck seitens der Kunden. Genau deshalb verschwindet Excel auch nicht.

Keiner der Befragten betrachtete Excel als das Problem. Die meisten sprachen sehr pragmatisch darüber. Es ist das Schattensystem, das die Planung flexibel hält, wenn Veränderungen schneller eintreten, als die offizielle Software darauf reagieren kann. Für neue Planungslösungen entsteht dadurch eine schwierige Ausgangslage.

Produktionsunternehmen suchen nicht nach einem weiteren umfassenden Transformationsprogramm. Die meisten verfügen nicht über zusätzliche Implementierungsteams. In einigen Werken ist eine einzige interne IT-Fachkraft für den gesamten Standort verantwortlich. Andere versuchen noch immer, ERP-Projekte abzuschließen, die bereits vor Jahren begonnen wurden.

Der eigentliche Druck entsteht an anderer Stelle. Die von uns befragten Produktionsleiter sprachen wesentlich häufiger über den Stress durch ständige Neuplanungen als über digitale Transformation.

Ein Betriebsleiter beschrieb Stress als „das alles bestimmende Thema in der Produktion“. Ein anderer erklärte, die Produktionsplanung sei zu einer täglichen Aufgabe der Krisenbewältigung geworden. Die eigentliche Herausforderung bestand nie darin, den ursprünglichen Produktionsplan zu erstellen, sondern darin, ihn neu aufzubauen, nachdem die Realität dazwischengekommen war.

Traditionelle APS-Lösungen basieren häufig auf relativ stabilen Annahmen. Reale Produktionsumgebungen bleiben jedoch selten lange stabil. Mitarbeitende melden sich krank, Materialien treffen verspätet ein, Kunden ändern ihre Prioritäten und Maschinen fallen unerwartet aus. Jedes dieser unvorhergesehenen Probleme kann dazu führen, dass der Planungsprozess von vorne beginnen muss. Die Planungsverantwortlichen koordinieren die Änderungen schließlich manuell über Systeme hinweg, die nie vollständig miteinander verbunden sind.

Genau für diese Herausforderung wurde das Production Planning Dashboard entwickelt.

Das Production Planning Dashboard – ein Tool für gemeinsame Planung und Transparenz

Das Production Planning Dashboard ist eine Lösung für produzierende KMU, die Maschinen, Mitarbeitende und Aufträge gemeinsam statt getrennt planen müssen.

Es ergänzt die bestehenden Systeme und erstellt einen zentralen Produktionsplan, mit dem das gesamte Produktionsteam arbeiten kann. Treten Störungen auf, schlägt das System Anpassungen vor, während die endgültige Entscheidung weiterhin bei den Planungsverantwortlichen liegt.

Die Herausforderung besteht in mangelnder Transparenz und Koordination – sei es aufgrund isolierter Informationen, einer Kettenreaktion von Problemen infolge fehlender Flexibilität oder Tools, die jeweils nur einen Teil des Gesamtbildes abbilden. Die Lösung ist ein zentraler Produktionsplan, der Maschinen, Mitarbeitende und Aufträge gemeinsam berücksichtigt.