Wenn der erfahrenste Produktionsplaner ausfällt: Wer behält den Überblick?

Im Rahmen einer Reihe von Interviews mit Führungskräften aus der Fertigungsindustrie berichtete uns ein Betriebsleiter aus der Dokumenten- und Sicherheitspapierbranche von einer Situation, die er selbst erlebt hatte. Das Unternehmen beschäftigte einen erfahrenen Planungsverantwortlichen, den man um drei Uhr morgens anrufen konnte und der den Produktionsplan für die nächsten vier Wochen auswendig kannte. Wenn eine Maschine ausfiel, ein Zulieferer verspätet lieferte oder ein Kunde seine Prioritäten änderte, wusste er genau, was verschoben werden musste und was unverändert bleiben konnte.

Dann ging er in den Ruhestand.

Direkt funktionierte dadurch nichts schlechter. Die Systeme liefen weiter, die Tabellen befanden sich noch immer auf dem gemeinsamen Laufwerk, und die Maschinen nahmen am Montag wie gewohnt den Betrieb auf. Doch mit ihm verließ die einzige Person das Unternehmen, die wusste, wie all diese Elemente zusammenhingen. Plötzlich stand das Unternehmen vor einem Single Point of Failure – und dieser war ein Mensch.

Das wirft eine unangenehme Frage auf: Wenn diese Person in den Ruhestand geht, sich krankmeldet oder einfach eine Woche Urlaub nimmt – wer behält dann den Produktionsplan im Griff?

In den vergangenen Monaten begegnete uns diese Frage immer wieder in unterschiedlichen Formen. Sie war auch der Ausgangspunkt für die Entwicklung des Production Planning Dashboards: eine gemeinsame Übersicht über den Produktionsplan, die nicht verschwindet, wenn eine einzelne Person das Unternehmen verlässt, und die dabei hilft, Lieferzusagen einzuhalten.

Woher kommen die Daten?

Produktionsbetriebe verfügen bereits über die benötigten Daten und Systeme, in denen diese erfasst werden. Der Morgen eines Planungsverantwortlichen beginnt meist auf die gleiche Weise: Auftragsdaten werden in Excel importiert, bereinigt und neu angeordnet, bevor der Plan vom Vortag manuell aktualisiert wird.

Die Datei enthält bereits die meisten Informationen, die für die Erstellung des Tagesplans erforderlich sind: Aufträge, Arbeitsabläufe, Materialien und Fälligkeitstermine. Der Unterschied besteht darin, dass diese Arbeit nicht mehr manuell erledigt werden muss.

Das Gleiche gilt für andere Informationen, die im Werk bereits verfügbar sind. Schichtpläne sind vorhanden. Abwesenheiten werden irgendwo erfasst. Auch Informationen zum Maschinenstatus existieren – unabhängig davon, ob sie aus Maschinensignalen, bestehenden Systemen oder manuellen Aktualisierungen stammen.

Bei der Integration des Production Planning Dashboards geht es darum, die vorhandenen Informationen an einem zentralen Ort sichtbar zu machen – ohne größere Unterbrechungen und ohne neue Anlagen oder Geräte.

Produktionsbetriebe verfügen häufig weder über die Kapazitäten noch über das Budget für umfangreiche Implementierungsprojekte. Während unserer Untersuchung berichteten mehrere Führungskräfte, dass eine einzige IT-Fachkraft für einen gesamten Standort verantwortlich sei. Andere arbeiteten noch immer an ERP-Projekten, die bereits Jahre zuvor begonnen worden waren.

Von außerhalb des Werks lässt sich leicht versprechen, zunächst alles anzuhalten und neu zu organisieren. Doch auch während eines solchen Projekts müssen Lieferungen weiterhin ausgeführt werden. Deshalb muss die Lösung schnell einen Mehrwert bieten und möglichst wenige Veränderungen an den bestehenden Abläufen erfordern.

Was verändert sich konkret in der Produktion?

Es ist Donnerstag, und um 08:00 Uhr fällt eine Maschine aus. Der Planungsverantwortliche erfährt zehn oder zwanzig Minuten später davon.

Dann beginnt die Neuplanung: zunächst mit Telefonaten, anschließend mit dem Abgleich zwischen den Schichtleitern und schließlich mit der Überprüfung der Maschinenkapazitäten und der Frage, wer an diesem Tag tatsächlich im Einsatz ist. Am Ende sind drei Tabellen gleichzeitig auf einem Bildschirm geöffnet. Irgendwann wird ein überarbeiteter Produktionsplan als PDF verschickt.

„Ein Dominostein fällt um, und 25 weitere müssen neu aufgestellt werden, bevor die Kette wieder steht“, erklärte ein Betriebsleiter aus der Spezialchemie.

Das erste Problem ist für alle sichtbar. Es ist so offensichtlich wie eine Maschine, die an einem Donnerstagmorgen plötzlich nicht mehr funktioniert. Zeit kostet jedoch die Frage, welche Auswirkungen als Nächstes entstehen.

Betrachten wir eine andere Maschine. Das zugehörige System zeigt an, dass sie um 09:30 Uhr verfügbar ist. Der Produktionsplan weist freie Kapazitäten aus. Auf dem Papier gibt es kein Problem. Doch zwei qualifizierte Mitarbeitende haben sich noch vor Beginn der Schicht krankgemeldet.

Die Maschine ist verfügbar – die benötigten Mitarbeitenden sind es jedoch nicht.

Eine Planungsansicht, die zwar die Maschinenkapazität, aber nicht das für deren Betrieb verfügbare Personal berücksichtigt, zeigt nur die Hälfte des Gesamtbildes. Werden beide Informationen zusammengeführt, kann der Planungsverantwortliche die tatsächlichen Optionen und die jeweiligen Auswirkungen erkennen: den Auftrag verschieben, ihn einer anderen Arbeitsplatzgruppe zuweisen oder akzeptieren, dass ein Liefertermin gefährdet ist, und dies frühzeitig kommunizieren.

Am wichtigsten ist, dass die Entscheidung weiterhin bei den Planungsverantwortlichen liegt. Das System schlägt eine Alternative vor, und der Planungsverantwortliche genehmigt sie. In der Produktion ändert sich nichts, bevor ein Mensch diese Entscheidung trifft.

Dieser Grundsatz wurde in unseren Interviews immer wieder angesprochen. Die Führungskräfte waren offen für Empfehlungen. Sie wollten die Verantwortung für Produktionsentscheidungen jedoch nicht an ein System abgeben – und das sollten sie auch nicht.

Das Ziel besteht darin, den Planungsverantwortlichen die vielen Stunden zu ersparen, die sie mit dem Zusammentragen von Informationen verbringen, bevor sie eine Entscheidung treffen, zu der sie ohnehin gekommen wären.

Welchen Nutzen hat der Rest des Teams?

Ein Planungsdashboard unterstützt jedoch nicht nur die Planungsverantwortlichen. Sobald der Produktionsplan für alle sichtbar wird, profitiert das gesamte Team.

Der Schichtleiter verbringt weniger Zeit damit, Aktualisierungen einzuholen, weil alle Informationen auf einem einzigen Bildschirm verfügbar sind. Neue Mitarbeitende können die Prioritäten des Tages nachvollziehen, ohne drei verschiedene Personen fragen zu müssen. Der Produktionsleiter kann die Frage eines Kunden zu einem Auftrag beantworten, ohne zuvor mehrere Systeme und Tabellen prüfen zu müssen.

Und vor allem wird Wissen geteilt, statt bei einzelnen Personen gebündelt zu sein.

Der Produktionsplan hängt nicht länger von einem erfahrenen Planungsverantwortlichen ab, der die Ablauflogik mehrerer Produktionswochen im Kopf trägt. Das Fachwissen bleibt dort, wo es hingehört: bei den Menschen, die das Werk am besten kennen. Schichtleiter und Planungsverantwortliche arbeiten von Anfang an mit denselben Daten. Der Produktionsleiter kann den Fortschritt der Arbeiten in Echtzeit über ein zentrales Dashboard verfolgen. Und wenn sich jemand krankmeldet, sehen alle dieselbe Änderung, anstatt nach und nach in einzelnen Gesprächen davon zu erfahren.

Wenn Maschinen, Systeme und Mitarbeitende vernetzt sind, hält das gesamte Team die Produktion am Laufen und Lieferzusagen ein

Die Daten sind bereits vorhanden. Produktionsbetriebe kennen ihre Aufträge, Maschinenkapazitäten und Schichtpläne und wissen, wer sich am jeweiligen Morgen krankgemeldet hat. Auch die notwendige Erfahrung ist vorhanden.

Die entscheidende Frage ist, ob alle Personen, die handeln müssen, zur gleichen Zeit dasselbe Gesamtbild sehen können.

Wenn der Produktionsplan auf Tabellen, ERP-Exporte und die Erfahrung eines einzelnen Planungsverantwortlichen verteilt ist, wird das Werk von der Person abhängig, die all diese Elemente zusammenhält. Wird der Produktionsplan jedoch für alle sichtbar und bleibt nicht im Kopf einer einzelnen Person verschlossen, kann sich das gesamte Team auf die eigenen Aufgaben konzentrieren, ohne befürchten zu müssen, dass ein Auftrag drei Schritte später im Produktionsprozess ins Stocken gerät.

Genau dafür haben wir das Production Planning Dashboard entwickelt: Wenn sich um 08:00 Uhr etwas ändert, soll jeder bis 08:15 Uhr wissen, was zu tun ist.